Manajemen Sumber Daya Proyek

Manajemen Sumber Daya Proyek

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) suatu Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan secara efektif dari orang yang terlibat dengan proyek.
Ini mencakup semua proyek stakeholder – sponsor,  pelanggan, mitra, kontributor individu, dan lain-lain.

manajemen sumber daya proyek

Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) suatu Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan secara efektif dari orang yang terlibat dengan proyek. Ini mencakup semua proyek stakeholder – sponsor,  pelanggan, mitra, kontributor individu, dan lain-lain.

Tahapan Manajemen SDM
• Perencanaan Sumber Daya Manusia
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan peranan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.
• Akuisisi Tim Proyek
Mendapatkan tim projek dengan melibatkan mendapatkan dari beberapa personil yang ada pada tim projek dan ditugaskan untuk dan bekerja pada projek.
• Mengembangkan Tim Proyek
Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek
• Mengelola Tim Proyek
Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek

Akuisisi Tim Proyek

Akuisisi Tim Proyek melibatkan cara mendapatkan sumber daya manusia yang diperlukan
(individu atau kelompok) yang ditugaskan untuk dan bekerja pada proyek. Dalam
kebanyakan lingkungan, tim manajemen proyek harus berhati-hati untuk memastikan
bahwa sumber daya yang tersedia akan memenuhi persyaratan proyek.

Masukan untuk Akuisisi Tim Proyek
1. Rencana pengelolaan kepegawaian
Deskripsi seluruh staffing. Ketika tim manajemen proyek dapat mempengaruhi atau
mengarahkan tugas staf, harus mempertimbangkan karakteristik dari staf berpotensi
tersedia. Pertimbangan termasuk, namun tidak terbatas pada:

  • Pengalaman sebelumnya
  • Kepentingan pribadi
  • Karakteristik pribadi
  • Ketersediaan
  • Kompetensi dan kemampuan

2. Praktik perekrutan. Satu atau lebih organisasi yang terlibat dalam proyek ini mungkin
memiliki kebijakan, pedoman, atau prosedur yang mengatur tugas staf.

Alat dan Teknik untuk Akuisisi Tim Proyek
1.Negosiasi. Tugas staf harus dinegosiasikan pada sebagian besar proyek. Misalnya, tim manajemen proyek mungkin harus bernegosiasi dengan:
a. Manajer fungsional yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek
menerima staf tepat kompeten dalam kerangka waktu yang diperlukan.
b. Tim manajemen proyek lain dalam organisasi melakukan untuk menetapkan
sumber daya langka atau khusus dengan tepat.
Kompetensi tim mempengaruhi memainkan peran penting dalam menegosiasikan tugas staf, seperti melakukanpolitik organisasi yang terlibat. Misalnya, seorang manajer fungsional dapat
penghargaan berdasarkan pemanfaatan staf. Hal ini menciptakan insentif bagi
manajer untuk menetapkan staf yang tersedia yang mungkin tidak memenuhi semua
persyaratan proyek.
2. Preassignment. Dalam beberapa kasus, staf dapat preassigned untuk proyek. Hal ini
sering terjadi ketika a) proyek adalah hasil dari proposal kompetitif, dan staf khusus
dijanjikan sebagai bagian dari proposal tersebut, atau b) proyek adalah proyek layanan
internal, dan tugas staf didefinisikan dalam project charter.
3. Pengadaan. Manajemen pengadaan proyek dapat digunakan untuk mendapatkan
layanan dari individu-individu tertentu atau kelompok individu untuk
melakukan kegiatan proyek. Pengadaan diperlukan bila organisasi berkinerja tidak
memiliki staf yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Keluaran dari Akuisisi Tim Proyek
1. Staf proyek yang ditugaskan. Proyek ini dikelola ketika orang yang tepat telah andal
ditugaskan untuk bekerja di atasnya. Staf dapat ditugaskan penuh waktu, paruh
waktu, atau variabel, berdasarkan kebutuhan proyek.
2. Direktori tim proyek. Sebuah direktori tim proyek berisi daftar semua anggota tim
proyek dan stakeholder lainnya. Direktori dapat formal atau informal, sangat rinci
atau luas, berdasarkan kebutuhan proyek.

Pengembangan tim

Pengembangan tim mencakup proses untuk meningkatkan kemampuan stakeholder untuk
berkontribusi sebagai individu serta meningkatkan kemampuan tim untuk berfungsi sebagai
bagian sebuah tim. Pengembangan individu (manajerial dan teknis) adalah dasar yang
diperlukan untuk mengembangkan tim. Pembangunansebuah tim adalah penting untuk
kemampuan proyek untuk memenuhi tujuannya.
Pengembangan tim pada sebuah proyek seringkali rumit ketika anggota tim bertanggung
jawab kepada kedua manajer fungsional dan manajer proyek.

Masukan untuk Tim Pengembangan
1. Staf proyek. Tugas staf secara implisit mendefinisikan kompetensi individu dan
kompetensi tim.
2. Rencana Proyek. Rencana proyek menjelaskan konteks teknis dalam tim mana yang
beroperasi.
3. Rencana pengelolaan staff.
4. Laporan Kinerja. Laporan kinerja memberikan umpan balik kepada tim proyek
tentang kinerja terhadap rencana proyek.
5. Eksternal umpan balik. Tim proyek secara berkala harus mengukur diri terhadap
harapan orang-orang di luar proyek

Alat dan Teknik untuk Pengembangan Tim
1. Kegiatan pembangunan tim, termasuk manajemen dan tindakan individu diambil secara
khusus dan terutama untuk meningkatkan kinerja tim.
Banyak tindakan – seperti melibatkan anggota tim nonmanagement dalam proses
perencanaan, atau mendirikan aturan dasar yang berurusan dengan konflik – dapat
meningkatkan kinerja tim sebagai efek sekunder.
2. Keterampilan manajemen umum. Keterampilan manajemen umum sangat penting
untuk pengembangan tim.
3. Reward dan sistem pengakuan. Penghargaan dan pengakuan sistem manajemen
adalah tindakan formal yang mempromosikan atau memperkuat perilaku yang
diinginkan. Agar efektif, sistem seperti ini harus membuat hubungan antara kinerja
proyek dan penghargaan yang jelas, eksplisit, dan dapat dicapai.
4. Collocation. Kolokasi melibatkan menempatkan semua, atau hampir semua, dari
anggota proyek yang paling aktif dalam tim di lokasi fisik yang sama untuk
meningkatkan kemampuan mereka untuk tampil sebagai sebuah tim. Kolokasi secara
luas digunakan pada proyek yang lebih besar dan juga bisa efektif untuk proyek-proyek
kecil.
5. Pelatihan. Pelatihan mencakup semua kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan
kompetensi dari tim proyek. Beberapa penulis membedakan antara pelatihan,
pendidikan, dan pembangunan. Pelatihan dapat formal (misalnya, kelas pelatihan,
pelatihan berbasis komputer) atau informal (misalnya, umpan balik dari anggota tim
lainnya).
Jika anggota tim proyek tidak memiliki manajemen yang diperlukan atau keterampilan
teknis, keterampilan tersebut harus dikembangkan sebagai bagian dari proyek, atau
langkah-langkah harus diambil untuk restaff proyek tepat.

Keluaran dari Pengembangan Tim
1. Perbaikan kinerja. Perbaikan kinerja tim dapat berasal dari berbagai sumber dan dapat
mempengaruhi banyak bidang kinerja proyek, misalnya:
– Perbaikan dalam keterampilan individu memungkinkan orang tertentu untuk
melakukan kegiatan yang ditugaskan lebih efektif.
– Perbaikan perilaku tim (misalnya, permukaan dan berurusan dengan konflik) dapat
memungkinkan anggota tim proyek untuk mengabdikan persentase yang lebih besar
dari upaya mereka untuk kegiatan teknis.
– Perbaikan baik dalam kompetensi individu atau tim dapat memfasilitasi
mengidentifikasi dan mengembangkan cara-cara yang lebih baik melakukan
pekerjaan proyek.
2. Masukan untuk penilaian kinerja. Staf proyek umumnya harus memberikan masukan
kepada penilaian dari setiap anggota staf proyek yang berinteraksi dengan mereka
secara signifikan.

Cara Mengelola Tim Proyek

• Observasi dan komunikasi langsung
• Pemberian penghargaan
• Manajemen Konflik
• Issue logs

Nasihat Umum Bagi Sebuah Tim
• Fokus pada tujuan rapat dan usahakan
memberikan hasil positif.
• Perbaiki masalah, daripada menyalahkan
seseorang. • Lakukan rapat rutin dan efektif.
• Dorong agar anggota tim selalu bekerja sama
dan saling menolong.
• Berikan penghargaan terhadap pencapaian
pribadi maupun kelompok.

Kunci Dalam Mengelola SDM
– Motivasi (intrinsic and extrinsic)
– Keterlibatan dan kekuasaan
– EfektivitasMeningkatkan Efektifitas

Covey’s 7 Habits
Project managers dapat menerapkan Covey’s 7
habits untuk meningkatkan efektivitas pada
proyek. – Proaktif
– Memulai dari awal hingga akhir dalam ber berindak
– Meletakkan yang pertama Put first things first
– Berpikir menang-menang
– Mencari untuk mengerti, kemudian menjadi paham
– Sinergi
– Mempertajam penglihatan

 

Sumber :http://belajarlatihanbersama.blogspot.co.id/2015/12/manajemen-sumber-daya-proyek.html

 

 

Leave a Reply