Planning project

Project Management

Membuat Rencana Proyek (Building Project Plan)

Pada umumnya, orang sadar tentang pentingnya perencanaan proyek. Tetapi pada prakteknya, sedikit sekali yang benar-benar terlibat secara emosi (“emotionally committed”). Mengapa? Ini karena biasanya melanggar beberapa hal kunci dalam perencanaan proyek, yaitu:

  • tujuan perencanaan adalah membangun rencana agar proyek dapat dieksekusi dan dikontrol
  • selalu dibutuhkan penyesuaian berulang, perencanaan proyek bukan aktifitas yang bisa dilakukan hanya satu kali di awal proyek
  • diperlukan manajemen proyek yang bersifat proaktif,
  • project planning bukan pekerjaan yang bersifat top-down, tetapi diperlukan analisa terhadap stakeholder, untuk memvalidasi project definition, memahami ekspektasi, dan me-review prosedur terkait berbagai isu, resiko dan perubahan.

Proses untuk membangun Project Plan adalah

  1. Memvalidasi project definition
  2. Menentukan apa yang perlu dilakukan, termasuk menentukan pendekatan yang dilakukan, target yang dihasilkan (deliverable), dan semua pekerjaan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
  3. Menentukan kriteria penerimaan (acceptance criteria)
  4. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan, termasuk orang, fasilitas, dan perangkat kerja (tools). Untuk pengelolaan sumber daya ini, perlu dibuat dokumentasi. Khusus untuk orang, perlu ditentukan skill yang dibutuhkan, levelnya, serta pengalaman. Sumberdaya ini perlu dimasukan pada pembuatan WBS dengan anggota tim.
  5. Mengestimasi pekerjaan, setelah mendapatkan seluruh daftar pekerjaan dan siapa yang bertanggung jawab/mengerjakan, berikutnya adalah menentukan durasi dari setiap aktifitas.
  6. Melakukan penjadwalan (schedule), menentukan hubungan antar pekerjaan dan jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan tersebut.
  7. Mengupdate role dan responsibility, misalnya untuk: Project Sponsor, Project Manager, Technical Leader, Quality Assurance Management, Business Process Leader, seperti yang telah dinyatakan dalam project defintion
  8. Mengupdate organisasi proyek, seperti yang telah dinyatakan dalam Project Definition
  9. Menentukan Cost dan Budget
  10. Menentukan Project Control System, dalam hal ini perlu disetujui bersama tentang bagaiman proyek diukur, seberapa sering, dan bagaimana dilaporkan.
  11. Menentukan rencana untuk (jika terjadi) perubahan, mengantisipasi perubahan dan prosedur didepan yang berkaitan dengan performa proyek (scope, quality, time, dan cost)
  12. Menentukan rencana untuk informasi proyek: menentukan disimpan dimana, siapa yang dapat mengakses, dan siapa yang akan mengontrol
  13. Menentukan rencana untuk menangani berbagai macam isu (plan for issues)
  14. Menentukan rencana untuk mencapai kualitas standar tertentu dan kebijakan terhadap project deliverables dan proses yang harus dilakukan
  15. Menentukan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan untuk stakeholder
  16. Rencana untuk pengelolaan tim, dimana mereka harus dilibatkan dalam penyusunan rencana kerja, role (peran), penugasan, dan penjadwalan yang jelas, serta tahap tambahan yang dibutuhkan seperti training dan performance management
  17. Rencana untuk proses procurement.
Tahap Melakukan Proyek

Metodologi manajemen proyek seringkali disebut juga dengan istilah tahapan manajemen proyek  Seperti yang telah disebutkan di awal, bahwa metodologi manajemen proyek terbagi dalam :

  1. Inisiasi Proyek (Initiation Project)
  2. Perencanaan Proyek (Planning Project)
  3. Pelaksanaan Proyek ( Execution Project)
  4. Monitoring Dan Pengontrolan Proyek (Monitoring & Controlling Project)
  5. Penutupan Proyek (Closing Project)

Inisiasi Proyek (Project Initiation)

Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari defines proyek inilah akan akan kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global ini biasanya bersi ruang lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.

Inisiasi proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek yang akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek.

Tujuan Inisiasi Proyek

  • Menentukan tujuan proyek secara rinci
  • Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk pelaksanaan proyek.
  • Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek
  • Menetukan kriteria keberhasilan proyek.

Perencanaan Proyek (Project Planning)

 

1

Setelah sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah merencanakan proyek yang dimaksud. Perencanaan proyek ini biasanya dalam bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek. Pada intinya, perencanaan manajemen proyek ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi : tujuan dan ruang lingkup proyek, waktu pengerjaan atau jadwal proyek, rencana anggaran biaya proyek, kualitas proyek, sumber daya proyek, perencanaan komunikasi, pengadaan serta integrasi.

Namun pada prakteknya tidaklah harus selengkap yang telah dideskripsikan di atas. Hal ini sangat bergantung pada besar kecilnya proyek, juga pada kompleksitas sebuah proyek. Semakin kompleks dan besar sebuah proyek, maka seharusnya semakin lengkap pulalah perencanaan manajemen proyek tersebut.

Tujuan Perencanaan Proyek

  • Mendefinisikan ruang lingkup proyek
  • Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
  • Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek
  • Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
  • Menentukan kualiikasi, peran dan tanggunjawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
  • Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya
  • Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
  • Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.

Eksekusi Proyek (Project Execution)

Setelah proyek direncanakn secara matang dengan segala perhitungan dan pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan perencanaan proyek tersebut dalam suatu tindakan. Pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek yang tertuang dalah project management plan inilah yang disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek. Jadi pada intinya eksekusi proyek adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan.

Tujuan Eksekusi Proyek

  • Merealisasikan perencanaan proyek yang tertian dalam perencanaan manajemen proyek.
  • Mengkoordinasikan kinerja team proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil.
  • Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.

Pengontrolan Proyek (Project Controlling)

Project Controlling adalah pengontrollan terhadap kegiatan atau aktifvitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan dengan perencanaan manajemen proyek yang telah dibuat. Juga mengecek apakah kegiatan atau aktifivitas-aktifvitas proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target ataukah belum. Bila belum, tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi

2
Tujuan Pengontrolan Proyek

  • Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan.
  • Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal.
  • Dengan melakukan control diharapkan adanya masukan apakah perencanaan manajemen proyek perlu diperbarui ataukah tidak.

Penutupan Proyek (Project Closure)

Project closure adalah merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek ini adalah memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktifvitas-aktifvitas proyek yang telah dilaksanakan. Bentuk-bentuk pelaporan tentang semua hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen laporan.

Pada tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable telah terpenuhi. Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan (outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan. Setelah semua pekerjaan dinyatakan selesai yang tertuang dalam dokumen laporan resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran team proyek.

Tujuan Project Closure

  • Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek.
  • Mengakhiri penugasa anggota team proyek.

 

Leave a Reply